Bir veli grubunu kurmak bir dakika sürer. Otuz kişilik bir grup oluşturursunuz, "Hoş geldiniz" yazarsınız, herkes kalp atar. Üç hafta sonra akşam on birde birinin annesi, öğretmenin ödev verme biçimini eleştiren uzun bir mesaj yazmıştır. Altında iki kişi "Bence de" demiş, biri "Bizim çocukta sorun yok" demiş, biri de konuyu forma fiyatına getirmiştir. Telefonunuz masada titriyor, siz de ne yazacağınızı düşünüyorsunuz.
Bu grupların görünmeyen maliyeti çok yüksek. Üstelik kurdukları gün bunu kimse hesaba katmıyor.
Grup bir toplantı odasıdır, hiç kapanmayan
Kurumda oturup bir veliyle konuşurken ses tonunuzu ayarlarsınız, karşınızdakini görürsünüz. Grupta ise her cümleniz otuz kişinin önünde, yazılı olarak ve tarih atılmış şekilde durur. Sekreterinizin aceleyle yazdığı "Bu konu size söylendi" cümlesi, o veliye ve yanındaki yirmi dokuz kişiye söylenmiştir.
Öğretmenler için durum daha da zor. Akşam yedide yazılan bir soruya cevap vermezse "Öğretmen ilgisiz", verirse artık mesaisi akşam yedide bitmiyor demektir. Birçok öğretmen bu grupları kurumdaki işinin en yorucu kısmı olarak anlatıyor.
Birbirini görmeyi herkes istemiyor
Gruptaki herkes birbirinin telefon numarasını görüyor. Bunu çoğu kurum düşünmüyor bile. Boşanma sürecinde olan bir anne, numarasının otuz kişiyle paylaşılmasını istemeyebilir. Çocuğu özel bir durum nedeniyle kurumdadır, grup üyesi olmak ona o durumu da duyurmuş gibi gelebilir. Üstelik herkes herkesin çocuğunun adını, profil fotoğrafını, bazen ödeme durumunu görebiliyor.
KVKK açısından bakıldığında da gri bir alan bu. Velinin rızasını almadan onu bir gruba eklemek, sonra telefon numarasını diğerlerine göstermek, üstünde düşünmeye değer. Avukatınız daha net bir şey söyler, yalnız bizim tavsiyemiz en azından gruba eklemeden önce sormanızdır.
Grubun gerçekten iyi olduğu şey
Hepsini kapatın demiyoruz. Veliler kendi aralarında haberleşmek ister ve bunda kötü bir şey yok. Birbirlerinin çocuğunu okuldan alıyorlar, servis ayarlıyorlar, doğum gününe çağırıyorlar. Bu tür bir grup kurumun değil, velilerin grubu olursa çok daha sağlıklı işliyor. Kurumdan kimse içinde olmak zorunda kalmıyor, yazılanlar da kurumun sözü sayılmıyor.
Kurumun duyuruları için ise başka bir yol gerekiyor. Tek yönlü bir kanal olabilir, kişiye özel mesaj olabilir, velilerin kendi girdiği bir panel olabilir. Önemli olan iki şey: duyuru otuz mesaj arasında kaybolmasın, bir de kimseye açıkça cevap verme baskısı oluşturmasın.
Hangi mesaj nereye
Şöyle basit bir ayrım çoğu kurumun işine yarıyor. Herkesi ilgilendiren ve tartışılması gerekmeyen şeyler, örneğin tatil günü ya da saat değişikliği, tek yönlü duyuru olarak gidiyor. Tek bir öğrenciyi ilgilendiren şeyler, yani ödeme, devamsızlık, gelişim, mutlaka kişiye özel gidiyor. Şikâyetler ise bir kişiyle yüz yüze ya da telefonda konuşuluyor. Yazılı tartışma neredeyse hiçbir zaman iyi bir yere çıkmıyor.
En sık yapılan hata ikinci kategoride oluyor. "Bu ay ödemesi kalan veliler lütfen en kısa sürede..." diye gruba yazılan mesaj, ödeyen velileri rahatsız eder, ödeyemeyen veliyi de utandırır. Bir çocuğun devamsızlığını ya da notunu grupta konuşmak ise tamamen kaçınılması gereken bir şey.
Grupta kriz çıkınca
Bir akşam mutlaka olacak. Bir anne grupta öğretmeni ya da kurumu açıkça eleştiriyor. Altına iki kişi daha yazıyor. Diğerleri bir şey yazmıyor ama herkes okuyor. Sizin ilk isteğiniz hemen cevap yazıp durumu düzeltmek olacak. Bunu yapmayın. En azından aynı dakikada değil.
Önce o veliyi özelden arayın. Grupta değil, telefonla. Çoğu insan öfkesini yazarken sesini duyduğunda çok daha yumuşak konuşur. Sorununu dinleyin, savunmaya geçmeden. Çoğu zaman meselenin altında, gruba yazdığından çok daha küçük bir şey vardır. Çocuğu ağlayarak gelmiştir, kimse de haber vermemiştir. Bunu çözdükten sonra grupta tek cümle yeterlidir: "Ayşe Hanım'la konuştuk, konuyu birlikte çözdük, teşekkür ederiz." Ayrıntıya girmeyin. Tartışmayı orada kapatmış olursunuz.
Mesajı silmeyin ya da veliyi gruptan çıkarmayın, hele ki öfkeyle. Bu, ekran görüntüsü alınacak bir olaya dönüşür ve grupta konuşulan bir şey artık başka gruplarda da konuşulur. Öğretmeninizi de koruyun. Bir öğretmenin adı geçen bir tartışmaya kendisi gece yarısı cevap yazmasın. Bu işi kurumdan biri üstlensin, öğretmen de bunu bilsin. Ekip o an yalnız bırakılmadığını hissederse size daha çok bağlanır.
Ertesi gün olaya kendiniz de bir bakın. Veli kaba yazmış olabilir, ama söylediği şey doğru olabilir. Çoğu zaman en sert şikâyetler, en çok işe yarayanlardır.
Geçiş nasıl olur
Yıllardır grup kullanan bir kurumda bir anda "Grubu kapatıyoruz" demek tepki çeker. Şöyle yapılabilir: yeni dönem başında, velilere kısa bir not. "Duyurularımızın kaybolmaması için bu dönemden itibaren önemli bilgileri size özel olarak ileteceğiz. Sorularınızı şu numaraya yazabilirsiniz, mesai saatlerinde yanıtlıyoruz. Grup, isterseniz kendi aranızda devam edebilir." Bu cümle kimseye bir şey dayatmıyor. Üstelik "Mesai saatlerinde" ifadesi, öğretmeninize ve sekreterinize akşamlarını geri veriyor.
Velinin size ulaşabileceği net bir numara ve yanıt saati olsun. Velinin aslında istediği şey grup değil, sorusuna cevap alabilmektir. Bu güven oturduğunda grubun yokluğunu kimse çok aramıyor.
Bu kararı verirken öğretmenlerinize de sorun. İçinizden kaç kişi bu gruplardan çıkmak istiyor? Cevabı duyunca belki siz de şaşırırsınız.