Şu dosya adlarından birini gördüyseniz bu yazı size göre: "ogrenci_listesi_2024_yeni.xlsx", "odemeler_SON.xlsx", "odemeler_SON_duzeltilmis.xlsx", "odemeler_SON_duzeltilmis_ayse.xlsx". Bilgisayarınızda sonuncusu mu güncel, yoksa Ayşe'nin bilgisayarında bir daha mı var, kimse bilmiyor.
Önce Excel'in hakkını verelim. Bir kursu Excel'le başlatmak son derece doğru bir karardır. Ücretsizdir ya da zaten elinizdedir, öğrenmesi kolaydır, istediğiniz gibi sütun eklersiniz. On beş öğrenciyle çalışan bir kurum için aylık yazılım parası ödemek çoğu zaman gereksizdir. Bunu yazılım satan biri olarak söylüyoruz, kendi aleyhimize.
Yalnız Excel'in bir sınırı var ve o sınıra gelince işaretleri belli oluyor.
Aynı anda iki kişi dokununca
Excel'in rahat kullanıldığı nokta, tek kişinin baktığı noktadır. Sekreter öğrenci eklerken siz ödeme işliyorsanız ve dosya ortak bir yerde değilse, biriniz diğerinin işini silmiştir. Dosya bulutta olsa bile işler pek farklı olmuyor. Birisi yanlışlıkla bir sütunu sıralıyor, öğrencilerin adları bir tarafa gidiyor, ödemeleri öbür tarafa. Ali, Veli'nin parasını ödemiş görünüyor. Bunu kimse o gün fark etmiyor.
Bir kere bu yaşandıysa artık o dosyaya kimse tam olarak güvenemez. Güvenemediğiniz bir dosyayı da eninde sonunda elle kontrol etmeye başlarsınız. Excel'in size kazandırdığı zaman orada bitiyor.
Formül bilen kişi izne çıkınca
Her kurumda bir kişi vardır, dosyadaki formülleri o yazmıştır. Hakediş sayfasını sadece o anlar. Düşeyara'nın neden bazen çalışmadığını sadece o çözer. Bu kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında, kurumun ay sonu hesabı da onunla gidebilir.
Bunu hissediyorsanız kendinize şunu sorun: bu kişi yarın gelmese ay sonunu kim çıkarır? Cevap kimseyse Excel artık sizin için bir araç olmaktan çıkıp bir risk hâline gelmiş demektir.
Geçmişe bakamadığınız an
Veli soruyor: "Geçen eylülde kaç taksit ödemiştik?" Geçen yılın dosyasını açmanız lazım, o da bir yerdeydi. Yoklama başka bir sayfada. Sözleşme kâğıt olarak dolapta. Telafi defterde. Tek bir velinin tek bir sorusu için dört ayrı yere bakıyorsunuz. Excel'in en zayıf olduğu yer tam burası: öğrenciyi bir bütün olarak görmek.
Bunun en acı hâli şudur: bir öğrenci dört aydır gelmiyor ama listenizde aktif görünüyor, çünkü yoklamayla öğrenci listesi birbirine bağlı değil. Size borçlu mu, bıraktı mı, dondurdu mu? Çıkıp hesaplamadan bilemezsiniz.
Kim neyi görmeli
Öğrenci listesi, ödemeler, öğretmen ücretleri aynı dosyada duruyorsa, o dosyayı açan herkes hepsini görür. Yeni işe başlayan sekreterin bütün öğretmenlerin ne kazandığını görmesini istemezsiniz herhalde. Dosya bir e-postaya eklenip yanlış kişiye gitmişse, velilerin telefon numaraları ve ödeme bilgileri gitmiş demektir. Bu da sadece canınızı sıkan bir olay olarak kalmayabilir, KVKK açısından başınızı ağrıtabilir.
Excel'e şifre koyabilirsiniz, yalnız kimin hangi sütunu göreceğini ayıramazsınız. Sayfaları gizlemek de çare değil, herkes "Göster"e basabilir.
Peki ne zaman
Tek bir sayı vermek zor. Kişi sayısından çok şu sorular belirleyici:
- İkiden fazla kişi aynı bilgiye dokunuyor mu?
- Ayda bir kereden fazla yanlış veri yüzünden veliyle tartışıyor musunuz?
- Ay sonu hesabı bir günden fazla sürüyor mu?
- Birinin izne çıkması sizi tedirgin ediyor mu?
İkisine evet diyorsanız bakmaya başlama zamanı gelmiştir. Dördüne evet diyorsanız biraz geç kalmışsınızdır.
Yazılıma bakarken neye bakmalı
Bir karara yaklaşıyorsanız demo görüşmelerinde kolayca etkilenirsiniz. Satış uzmanı en iyi ekranları gösterir, grafikler güzeldir, yapay zekâ falan da vardır. Görüşme bitince aklınızda kalan genelde renkler olur. Oysa sormanız gereken şeyler epey sıradan.
Kendi hayatınızdan bir senaryo götürün. "Salı akşamı bir öğretmen hastalandı, dokuz dersi iptal etmem, telafi yazmam ve velilere haber vermem lazım. Bana bunu gösterir misiniz?" Sekreterinizi de yanınıza alın, çünkü o kullanacak. Ona fare bıraktırın. Beş dakikada bulamıyorsa, üç ayda da sevmeyecektir.
Verinizin size ait olduğunu da sorun. Ayrılmak isterseniz öğrenci ve ödeme listenizi alabilecek misiniz? Hangi biçimde? Bu soruyu baştan sormak çok değerli. Telefonla destek var mı, yoksa sadece formdan mı? Kurumda bir şey bozulduğunda karşınızda bir insan bulabilecek misiniz? Bu konuda başka kullanıcılarına sormak, reklam metninden daha çok şey söyler.
Fiyata gelince, aylık tutarın ötesine bakın. Öğrenci sayısı artarsa ne olur? Şube eklerseniz? Modüller ayrı ayrı mı satılıyor? İlk ay ucuz görünen sistem, ikinci yılda iki katına çıkabilir. Bir de deneme süresinde gerçek bir ay geçirin, gösterişli olan değil sıradan bir ay. Yoklama alın, ödeme girin, bir veliyle konuşun. Bir ay sonra hâlâ Excel'e bakıyorsanız, cevabınızı almışsınız demektir.
Geçerken dikkat
Geçiş korkusu çok normal. "Yıllardır biriken bütün veriler ne olacak?" Dosyalarınız çoğu sisteme aktarılabilir, yalnız önce temizlenmesi gerekir. Aynı öğrenci iki farklı yazılmışsa, telefon numaraları düzensizse, yanlışlar yeni sisteme de taşınır. Geçişi eylül gibi yoğun bir aya denk getirmeyin, biraz sakin bir döneme alın.
Hepsini birden taşımak zorunda da değilsiniz. Öğrenci listesi ve mevcut dönemin ödemeleriyle başlamak çoğu kurum için yeterlidir. Eski yılların dosyalarını silmeyin, arşivde kalsın, gerekince açarsınız. Bir de geçiş sırasında ekibinize zaman verin. Bir sekreterin on yıldır kullandığı dosyayı bir haftada bırakmasını beklemek hem haksızlıktır hem de işe yaramaz.
Excel'e ayıp olmasın. Sizi buraya kadar getirdi. Sadece dosya adlarına "son" kelimesini ikinci kez eklediğiniz gün, durup bir düşünmeye değer.