Bir öğrenci kapınızdan girip seviye tespit sınavına oturuyorsa, gelmiş geçmiş en sıcak müşterinizdir. İnternette yüzlerce kursa bakmış, sizi seçmiş, kalkıp gelmiş, bir saatini size vermiş. Reklam için harcadığınız paranın en sonunda vardığı yer burası.
Sonra sınav bitiyor. Danışman sonucu söylüyor, fiyatı söylüyor. Aday "Düşünüp döneyim" diyor. Çoğu kursta bu cümleden sonra o adayla bir daha kimse konuşmuyor.
Bir dönem kaç kişinin sınava girip kayıt olmadığını biliyor musunuz? Pek çok kurs sahibi bunu sorunca duraksıyor. Sınav kâğıtları bir dosyada, kayıtlar başka bir yerde, ikisini kimse yan yana getirmemiş.
"Düşünüp döneyim" ne demek
Bu cümlenin içinden birkaç farklı şey çıkabilir. Eşiyle konuşacaktır. İki kursa daha bakacaktır. Fiyat beklediğinden yüksektir ama bunu söylemek istemiyordur. Saatler uymuyordur. Ya da gerçekten karar vermek için iki gün istiyordur ve iki gün sonra aklına başka bir şey düşecektir.
Danışmanın bunu o anda çözmesini beklemeyin. Masada baskı yapılan aday genelde gitmeyi daha çok ister. Ama çıkmadan önce iki küçük soru sorulabilir: "Hangi saatler size uygun?" ve "Perşembe size bir arayalım mı?" Cevaplar bir yere yazılırsa, iki gün sonraki telefonun bir anlamı olur. "Merhaba, seviye sınavına gelmiştiniz, kaydınızı yapalım mı?" telefonu ile "Akşam 19.00 grubu sormuştunuz, pazartesi başlıyor, iki yer kaldı" telefonu aynı şey değildir.
Üç gün
Bu konuda elimizde kesin bir sayı yok ama sahada herkesin hissettiği bir şey var: ilk üç gün içinde aranmayan aday soğuyor. Sınavdan çıktığı gün heyecanlıdır, bir hafta sonra başka bir şeyle meşguldür. Aday hâlâ dil öğrenmek istiyor olabilir, ama artık sizi hatırlamak için bir sebebi kalmamıştır.
Bir telefon için yapılması gereken şey basit görünüyor ama genelde şurada kırılıyor: kim arayacak? Danışman ertesi gün izinliyse, hafta sonu sınava girenleri pazartesi kim hatırlıyor? Kâğıtlar masada duruyor, kimin arandığını kimse bilmiyor. İki kişi aynı adayı arıyor, üçüncü aday hiç aranmıyor. Birinin "Aradım, açmadı" notu hiçbir yerde görünmüyor.
Tek bir listeye ihtiyacınız var. Her adayın yanında sınav tarihi, çıkan seviye, istediği saatler ve son konuşmanın sonucu yazıyor olsun. Danışman sabah geldiğinde o gün kimi araması gerektiğini görsün. Bu liste bir Excel olabilir, bir yazılım olabilir. Önemli olan sekreterin aklında kalmaması.
Instagram'dan yazanlar
Son yıllarda başka bir kaçak daha var. Adaylar telefon etmiyor, sosyal medyadan yazıyor. "Fiyat alabilir miyim?" Sayfanızı yöneten kişi cevap veriyor, adam ilgileniyor, sonra o konuşma mesajların arasında kayboluyor. Kurumun kayıtlarında böyle bir insan hiç yok.
Bunu önlemenin yolu DM'lerden bir an önce bir forma ya da telefona geçmek. "Size özel bilgi verebilmemiz için şu kısa formu doldurur musunuz?" dediğinizde bir kısmı doldurmaz, kabul. Ama dolduranlar artık bir listede ve takip edilebiliyor. İnternetteki reklamınızdan gelen başvuruların aynı listeye düşmesi de size başka bir şey öğretir: hangi kanal sadece mesaj getiriyor, hangisi gerçekten öğrenci getiriyor.
Sonucu söylerken
Sınav bitti, danışman kâğıdı önüne aldı. Aday tek bir şey bekliyor: ne kadar sürecek ve kaça olacak. Çoğu danışman da doğrudan buna geçer. "A2 çıktınız, kur ücreti şu kadar." Karşıdaki insan bu cümlede yalnızca fiyatı duyar.
Oysa aday oraya bir amaçla geldi. Yurt dışına gidecek, iş görüşmesi var, çocuğunun öğretmeniyle konuşmak istiyor, belki sadece yıllardır kendine söz veriyordu. Sonucu söylemeden önce bunu sormak gerekiyor. "Sizi bu kursa getiren şey neydi?" Bu soruya verilen cevap, sonraki beş dakikayı belirliyor.
Amacı duyduktan sonra plan konuşulabilir. "Dinlemeniz iyi, konuşmada biraz çekingensiniz. Bu seviyeden iş görüşmesinde rahat konuşmaya gelmek için üç kur gerekiyor, kabaca sekiz ay. Akşam grubumuz konuşma ağırlıklı." Burada kişi artık kaç para ödeyeceğini değil, sekiz ay sonra nerede olacağını düşünüyor.
Dürüst olmak da burada devreye giriyor. İki ayda IELTS'ten yüksek puan isteyen birine "Olur" demek kayıt getirebilir, ama iki ay sonra o kişi sizin en kötü reklamınız olur. "Bu sürede bu hedef zor, şunu yapabiliriz" diyen danışmana insanlar daha çok güveniyor. Bazen o kayıt kaçıyor, kaçsın. Bir yıl sonra arkadaşını size gönderen de o oluyor.
Vazgeçenlere de sorun
Kayıt olmayan adaya son bir kez, satış yapmadan, sadece sormak için yazın. "Size uygun olmadığını anlıyoruz, kurumumuzu geliştirmek için tek bir şey sorabilir miyiz: kararınızda en çok ne etkili oldu?" Çok az kişi yanıt verecek, ama verenler işinize yarayacak şeyler söyleyecek. Akşam grubunuz çok geç başlıyordur. Otopark yoktur. Rakibin taksit seçeneği vardır. Bir dönem boyunca toplanan on beş cevap, birçok danışmanlık raporundan daha faydalı olur.
Şu hesabı da bir kere yapın, korkmadan. Geçen dönem sınava kaç kişi girdi, kaçı kayıt oldu? Sayıyı bulun. Bu sayıyı biraz yükseltmek, yeni reklam vermekten neredeyse her zaman daha ucuzdur, çünkü o insanlar zaten bir kere kapınızdan girmiştir.