Dönemlik çalışan bir sanat kursunda yılın büyük kısmı birkaç haftada belli olur. Eylül ortasına kadar dolmayan grup kasımda da dolmuyor. Oysa çoğu kurs ağustosu tatilde geçiriyor, eylülün ilk haftası telaşla Instagram'a bir görsel atıyor, sonra telefonun başına oturup beklemeye başlıyor.
Oysa kayıt dönemi çok daha önce, haziranda başlıyor aslında.
Eski öğrencinize önce sorun
Bu dönem yanınızda olan öğrenciler en kolay kayıtlarınız. Haziranda, dönem biterken "Eylülde devam edecek misiniz? Salı akşamı grubunuz aynı saatte devam ediyor, yerinizi tutalım mı?" diye sorun. Çoğu kurum bunu yapmıyor, çünkü "Herkes zaten gelir" diye düşünüyor. Üç ay sonra öğrencinin yarısı başka bir şeye başlamış oluyor, yerine de yeni öğrenci bulmak için reklam veriyorsunuz.
Erken kayıt için küçük bir avantaj koyabilirsiniz. Fiyat güncellemesi yapacaksanız, haziranda kayıt olanların eski fiyattan gelmesi hem adil hem etkili. İndirim gibi görünmüyor, ödül gibi görünüyor. Ağustos sonunda da hangi grupta kaç boş yeriniz olduğunu aşağı yukarı biliyor oluyorsunuz.
Grup programını ağustos başında açıklayın
Yetişkin öğrenciler için günler ve saatler her şeydir. İnsanlar eylülde kendi takvimlerini kuruyor, çocuğun servis saati, işin yoğunluğu, spor salonu. Sizin programınız eylülün ikinci haftası belli olursa, onlar çoktan başka bir şeye yazılmış oluyor.
Programı açıklarken grubun kime uygun olduğunu sade bir dille yazın. "Karakalem I" kime bir şey ifade etmez. "Daha önce hiç çizmemiş olanlar için, kalemi nasıl tutacağımızdan başlıyoruz" herkese bir şey ifade eder. İnsanların çoğu sanat kursuna gelmekten çekinir, "Yeteneğim yok" diye düşünür. Bu cümleyi okuyan kişi kendini davetli hisseder.
Her grup için üst sınırı da yazın. "12 kişilik grup, 7 yer kaldı" ifadesi hem dürüsttür hem de insanı harekete geçirir. Yalnız sayı gerçek olsun. Kimsenin görmediği kırk yer için "Son yerler" yazmak, kısa sürede anlaşılıyor.
Form kısa olsun
Kayıt formunuzu bir kez kendiniz telefondan doldurmayı deneyin. T.C. kimlik numarası, baba adı, adres, nereden duydunuz, beş ayrı onay kutusu. Bir insan akşam yatağında Instagram'a bakarken bunu doldurmaz. İlk aşamada ad, telefon, ilgilendiği grup yeter. Geri kalan bilgileri kayıt kesinleşirken alabilirsiniz.
Form geldikten sonra ne olacağını da düşünün. Akşam dokuzda doldurulan formu kim, ne zaman görecek? Üç gün sonra aranan biri heyecanını kaybetmiş olabilir. Kısa bir otomatik teşekkür mesajı ve ertesi gün bir telefon, hele ki ağustosta, yarıştığınız diğer kurumların önüne geçmenize yeter.
Bir de ödemeyi düşünün. Yeri tutmak için küçük bir ön ödeme alıyor musunuz? Almıyorsanız, ilk derse kaç kişinin gelmeyeceğini hiçbir zaman bilemezsiniz. Küçük bir tutar bile insanların kararını netleştiriyor. Vazgeçen olursa ne yapacağınızı da yazın ki iade konuşmaları tatsızlaşmasın.
Deneme atölyesi
Kararsız olanlar için en iyi yöntem, ağustos sonu ya da eylül başında bir kez yapılan açık atölye. Bir saatlik, küçük bir ücretle ya da ücretsiz. Gelen kişi hem hocayı görür, hem atölyenin kokusunu alır, hem de ilk çizgisini çizer. Kayıt konuşması da o anda çok daha kolay.
Bunu yaparken gelenlerin bilgilerini bir yere yazmayı unutmayın. "Deneme atölyesine on sekiz kişi geldi, güzel geçti" diyorsunuz, ama hafta sonunda bu kişilerden kimin kayıt olduğunu, kiminle konuşulmadığını bilmiyorsunuz. Aslında elinizdeki en değerli liste odur.
Vitrininiz neyi gösteriyor
Sanat kursu seçen biri önce fotoğraflara bakar. Çoğu atölyenin hesabında ise bitmiş eserler vardır, tek tek ve ışığı güzel. Bunlar güzel olur, ama yeni başlamayı düşünen birini korkutur. "Ben bunu yapamam" der, kapatır geçer. Oysa aradığı şey "Sıfırdan başlayan biri burada ne yapıyor?" sorusunun cevabıdır.
İlk dersten bir çizim ile altıncı aydan bir çizimi yan yana koyun. Öğrencinin iznini alarak, adını yazmadan. O iki resim her türlü reklam metninden daha çok şey anlatır. Atölyenin içini de gösterin: dağınık masa, önlükler, kahve kupaları, gülen yetişkinler. İnsanlar eserden önce oranın havasını merak ediyor.
Kim öğretiyor sorusunu da atlamayın. Hocanın fotoğrafı, ne çalıştığı, kendi işleri, kısa bir iki cümle. Şöyle olsun: "Yirmi yıldır çocuklarla çalışıyorum, en sevdiğim şey ilk kez fırça tutan birinin yüzündeki o tereddüt." Özgeçmiş yerine bir insan görünsün. Öğrencilerin çoğu hocayı gördüğü için geliyor, bunu unutmamak lazım.
Öğrenci eserlerini paylaşmadan önce izin almayı da bir alışkanlık yapın. Yetişkin öğrenci "Tabii" der, ama sormanızdan memnun kalır. Çocuk eserlerinde hele çocuğun adı, yüzü görünüyorsa veli onayı olmadan hiçbir şey paylaşmayın. Bir paylaşımı kaldırmanızı isteyen veliyle yapacağınız konuşma, sizin için kayıt döneminin en istemeyeceğiniz konuşması olur.
Çocuk grupları için ayrı düşünün
Çocuk ve genç grupları için karar veren kişi çocuk değil, velidir. Veli de haziranda değil, okul takvimi belli olunca karar verir. Etüt, spor, dil kursu derken sıra sanata en son gelebilir. Okulların açılmasından sonraki iki hafta çocuk grupları için hâlâ kritik bir dönemdir. Grupları ilk hafta kapatmak yerine, ikinci üçüncü hafta da yer bırakın. Yetişkin gruplarınız eylül başında dolmuşken çocuk grupları ayın sonuna doğru dolabilir, panik yapmayın.
Fotoğraf izni, servis, öğle arası gibi veli sorularının cevabını da hazır edin. Kayıt sırasında sorulması gereken her şeyi tek sayfaya yazın. Sorulmadan cevaplanan her soru, sizi daha düzenli bir kurum gibi gösterir, ki velinin en çok aradığı şey budur.
Kayıt dönemi bittiğinde bir not düşün: Hangi grup dolu, hangisi boş kaldı, kim nereden duymuş? Gelecek yıl aynı sayfayı açtığınızda haziranda ne yapacağınızı zaten biliyor olacaksınız.