Sabah sekiz kırk. Piyano öğretmeninizden mesaj geliyor: "Ateşim var, bugün gelemeyeceğim." O gün programında dokuz öğrenci var. Üçü okuldan çıkıp doğrudan size geliyor, biri şehrin öbür ucundan servisle, ikisinin annesi zaten işten izin alıp getiriyor. Sekreteriniz telefona sarılıyor.
Buraya kadar kimsenin kabahati yok. İnsan hastalanır. Asıl dert üç hafta sonra çıkıyor, bir anne kapıda "Bizim o dersi hâlâ yapmadık" dediğinde ve kimse o dersin yapılıp yapılmadığını tam olarak bilmediğinde.
Defterin arkasına yazılan telafi
Müzik okullarında telafi takibi genelde birkaç yere dağılmış durumdadır. Bir kısmı sekreterin defterinde, bir kısmı öğretmenin telefonunda, bir kısmı da velinin aklındadır. Üçü birbirini tutmaz. Öğretmen "Ben onu geçen salı yaptım" der, veli "O normal dersimizdi" der. İkisi de yalan söylemiyor, ikisi de kendi notuna bakıyor.
Bu tartışma küçük görünür ama kurumun en pahalı tartışmalarından biridir. Çünkü kaybettiğiniz şey bir ders ücreti olmaz, velinin size duyduğu güven olur. Bir kere "Burada kimse takip etmiyor" duygusu oluştu mu, sonraki her küçük aksaklık onun kanıtı gibi görünmeye başlar.
Kimden kaynaklandığını ayırın
İlk yapılacak iş, iptali kimin yaptığını kayda geçirmek. Öğretmen hastalandıysa öğrencinin hakkı kesindir, kimse bunu tartışmaz. Öğrenci son dakikada "Bugün gelemiyoruz" dediyse durum başkadır ve kurumunuzun kuralı neyse o geçerlidir. Bu ikisini aynı listeye aynı şekilde yazarsanız, bir süre sonra herkes bütün iptallerin telafisi olduğunu düşünmeye başlar. Öğretmeninizin takvimi de telafiyle dolar, normal derse yer kalmaz.
Birçok kurum sahibi bu kuralı kafasında bilir ama yazmamıştır. Kayıt sırasında veliye de anlatılmamıştır. Sonra ilk tartışmada kural orada, o an icat edilmiş gibi görünür. Kaç saat önceden haber verilirse hak doğar, ayda kaç telafi hakkı vardır, telafi ne kadar süre içinde kullanılmalıdır: bunlar sözleşmede ya da en azından kayıtta verilen bir kâğıtta yazıyorsa, sekreteriniz kapıda kendini savunmak zorunda kalmaz.
Son kullanma tarihi kimseye kötülük değildir
Telafi hakkına süre koymaktan çekinen çok kurum var, "Veli kırılır" diye. Oysa süresiz telafi, altı ay sonra birinin gelip "Bizim dört dersimiz vardı" demesi anlamına gelir. O dersleri hangi öğretmen, hangi boş saatte yapacak? Süre, velinin aleyhine bir kural gibi dursa da aslında dersin gerçekten yapılmasını sağlar. Kırk beş gün içinde kullanılması gereken bir hakkı insanlar kullanır. Süresiz olanı unuturlar, sonra hatırlayıp kırılırlar.
Sürenin bitmesine yakın bir hatırlatma da işin geri kalanını halleder. "Elif'in iki telafi hakkı var, son on iki gün. Perşembe 16.00 ya da cumartesi 11.00 uygun, hangisini yazalım?" Bu mesajı alan veli şikâyet etmez, teşekkür eder. Dikkat ettiyseniz mesajın içinde saat var. "Ne zaman gelmek istersiniz?" diye sorarsanız cevap akşam gelir, o saat de dolmuş olur.
Hastalık uzarsa
Bir günlük ateş kolay. Öğretmeniniz bir hafta ya da üç hafta yoksa iş değişiyor. Yerine başka bir öğretmen girsin mi? Bu soru bir matematik kursunda kolay cevaplanır, müzik okulunda öyle değil. Öğrenci o öğretmenle bir dil tutturmuştur, elinin duruşunu o düzeltmiştir, on yaşındaki bir çocuk başka birinin karşısına oturmak istemeyebilir. Veli de "Biz Selin Hoca için geldik" diyebilir.
Bunu öğrenciye dayatmayın, sorun. "Selin Hoca iki hafta yok. İsterseniz Burak Hoca derslere girsin, isterseniz bekleyelim ve dersleri Selin Hoca dönünce telafi edelim." Çoğu aile küçük çocukta beklemeyi, sınava hazırlanan öğrencide de yerine birinin girmesini seçiyor. Yerine giren öğretmenin de dersi körlemesine yapmaması lazım. Öğrenci hangi parçada, neye çalışıyordu, geçen ders ne konuşuldu? Bu bilgi Selin Hoca'nın telefonundaysa ve o da ateşler içinde yatıyorsa, kimseye sormadan öğrenemezsiniz. Ders notlarının kısa da olsa ortak bir yerde durmasının değeri o hafta ortaya çıkıyor.
Bir de ücret tarafını konuşun. Yerine giren öğretmenin saatlik ücreti farklıysa aradaki farkı kim üstlenecek? Bu sorunun cevabı neredeyse her zaman kurum olur, ama bunu bilerek kabul etmek başka, ay sonunda şaşırmak başka.
O sabah ne yapılmalı
Öğretmen hastalandığında sekreterin önünde dört şey olmalı: o gün kimlerin dersi var, velilerin numarası, varsa o saatlerde boş olan diğer öğretmenler, bir de hazır bir mesaj. Bunları sırayla bulmak yarım saat sürer, yarım saatte ilk öğrenci çoktan yola çıkmıştır.
Mesajın da biraz insanca olması iyi olur. "Dersiniz iptal edilmiştir" yazısı devlet dairesi kokar. "Selin Hocamız bugün rahatsızlandı, Mert'in 16.00 dersini yapamayacağız. Dersi telafi olarak hesabına yazdık, uygun saatleri birazdan paylaşıyoruz." İki cümle. Veli hem nedenini öğrendi hem de hakkının yazıldığını gördü.
Bir de öğretmene bir şey söylemek gerek. Hastalanan öğretmenin aklı da o dokuz öğrencide kalır. Telafilerin kaydının tutulduğunu bilirse döndüğünde ne yapacağını bilir, veliyle kendisi pazarlık etmeye çalışmaz. Bazı öğretmenler iyi niyetle kendi boş saatinde dersi yapar, kimseye haber vermez. Ay sonunda hakediş hesabında o ders görünmez ve bu sefer öğretmenle tartışırsınız. Yani tek bir kayıt iki ayrı kavgayı önlüyor.
Telafiyi tek bir yerde, öğrencinin adının yanında, süresiyle birlikte görebildiğiniz gün bu konu gündeminizden çıkar. Defter olur, tablo olur, yazılım olur, ona siz karar verin. Yeter ki herkes aynı yere baksın.