Bir müzik okulu işletiyorsanız ayın son iki gününü bilirsiniz. Öğretmen elinde telefonuyla gelir, "Ben bu ay kırk yedi ders yapmışım" der. Sizin tablonuzda kırk dört görünür. Aradaki üç ders için yarım saat konuşursunuz, sonunda ya siz vazgeçersiniz ya öğretmen vazgeçer, ama vazgeçen taraf o konuşmayı unutmaz.
Bu tartışma çoğu zaman para tartışması değildir. İki kişi iki ayrı listeye bakıyordur. Öğretmen kendi notlarını tutar, çünkü kurumun listesini görmez. Kurum da kendi listesini tutar, çünkü öğretmenin notuna güvenemez. Ay boyunca kimse kimseye yanlış bir şey söylemez, sadece ay sonunda iki liste ilk kez yan yana gelir.
Hangi ders sayılır?
Bir öğretmenle anlaşırken genelde ders başı ücret konuşulur, geri kalanı "Hallederiz" diye geçer. Oysa kavganın tamamı o geri kalandadır. Şöyle bir sorular listesi yapın ve cevaplarını yazın:
- Öğrenci haber vermeden gelmediyse, öğretmen de saatinde oradaysa ödeme yapılıyor mu?
- Öğrenci bir gün önceden iptal ettiyse ne oluyor?
- Telafi dersi normal ders gibi mi sayılıyor?
- Deneme dersine ücret ödeniyor mu? Kayıt çıkarsa fark var mı?
- Otuz dakikalık ders ile altmış dakikalık dersin oranı ne?
- Grup dersinde öğrenci sayısı ücreti değiştiriyor mu?
Bu altı sorunun cevabı kurumdan kuruma değişir, doğru cevap diye bir şey de yok. Bir kurum "Öğretmen geldiyse ödenir" der, öğretmen memnun olur, kurum riski üstlenir. Bir başkası yarısını öder. Önemli olan cevabın işe başlarken söylenmiş olması. Üçüncü ayda ortaya çıkan kural, öğretmene hep kendi aleyhine uydurulmuş gibi gelir.
Bir örnek
Diyelim ki keman öğretmeninizle ders başı bir ücrette anlaştınız. Bu ay şöyle bir tablo var: otuz sekiz normal ders işlendi, iki öğrenci haber vermeden gelmedi, bir öğrenci bir gün önceden iptal etti, üç telafi yapıldı, iki de deneme dersi verildi.
Toplam kaç ders ödenecek? Kuralınız yazılı değilse bu sorunun cevabı kırk üç ile kırk beş arasında bir yerde gezer ve kimin haklı olduğunu kimse bilemez. Kural yazılıysa cevap tek olur ve hesabı sekreteriniz de yapar, öğretmen de, siz de. Aynı sayıyı bulursunuz.
İşin güzel tarafı, iş kurala bağlandığında öğretmenler de rahatlıyor. Kimse patronundan para istemeyi sevmez. "Şu üç dersi saymamışsınız" demek bir öğretmen için de nahoş bir konuşmadır.
Ay sonunu beklemeyin
Asıl değişiklik, öğretmenin kendi rakamını ayın içinde görebilmesiyle olur. Yirminci gün "Şu ana kadar yirmi dokuz ders" yazısını gören öğretmen, bir eksik varsa o gün söyler. Üzerinden on gün geçmemiştir, herkes hatırlıyordur, sekreterinizin yoklamayı yanlış işaretlediği ders iki dakikada düzelir.
Ay sonunda ise o ders artık kimsenin aklında değildir. Elde bir rakam kalır, tartışma da rakam üzerine döner.
Burada yoklamanın önemi ortaya çıkıyor. Hakediş dediğimiz şey aslında yoklamanın toplamıdır. Yoklama sağlam girilmiyorsa dünyanın en güzel hesap tablosunu yapsanız da faydası olmaz. Öğretmen yoklamayı dersin bitiminde kendi telefonundan giriyorsa hem kayıt anında tutulmuş olur hem de öğretmen o kaydın sahibi olur. Kendi girdiği kayda itiraz edecek hâli yoktur.
Bir ayın dersi öbür aya sarkınca
Hakediş hesabını en çok karıştıran şeylerden biri ay sınırıdır. Veli kasım ayının ücretini ödemiş, dersin biri telafiye kalmış ve aralıkta yapılmış. O ders öğretmene kasımda mı yazılacak, aralıkta mı? Dönem paketi satıyorsanız mesele daha da büyür, çünkü para tek seferde geliyor ama dersler dört aya yayılıyor. Kasadaki paraya bakıp "Bu ay iyi kazandık" derken, aslında önümüzdeki üç ayın öğretmen ücretini de kasada tutuyorsunuzdur.
Basit bir kural koyun: öğretmen dersi hangi ay yaptıysa hakediş o aya yazılır, velinin ne zaman ödediği öğretmeni ilgilendirmez. Öğretmen için en temizi budur. Veli ödememiş diye öğretmenin parasını bekletmeye başladığınızda, tahsilat riskini öğretmene yıkmış olursunuz ve öğretmen bunu çok çabuk fark eder.
Ücret güncellemesi de aynı yerde sorun çıkarıyor. Ocakta öğretmenin ders ücretini artırdınız. Aralıkta yapılıp ocakta hesaplanan telafi hangi ücretten ödenecek? Küçük bir ayrıntı gibi görünüyor, ama kimse yazmadığı için her yıl yeniden tartışılıyor. Ücret değişikliğinin hangi tarihten itibaren yapılan derslere uygulanacağını yazın, tartışma biter. Eski tarihli derslerin eski ücretten kalması da kimseye haksızlık sayılmaz.
Rakamların dışında kalanlar
Bir de işin muhasebe tarafı var. Öğretmen serbest meslek makbuzu mu kesiyor, bordrolu mu, kısmi süreli mi? Kesintiler nasıl hesaplanıyor? Bu tamamen sizin yapınıza bağlı ve mali müşavirinizin vereceği bir karar. Burada akıl vermek bize düşmez. Yalnız şunu söyleyebiliriz: mali müşavire ay sonunda dağınık bir liste vermekle öğretmen öğretmen, ders ders ayrılmış net bir döküm vermek arasında çok fark var. Müşavirinizin size ayırdığı zaman da değişir, sizin ona sorduğunuz soru da.
Hakedişi konuşmak hiçbir zaman keyifli olmayacak, para konuşmak öyledir. Ama konuşmanın süresini yarım saatten iki dakikaya indirebilirsiniz. Öğretmen de siz de aynı rakama bakıyorsanız geriye konuşacak pek bir şey kalmıyor. Sonra o yarım saati daha iyi bir şeye ayırırsınız. Örneğin geçen ay neden o kadar çok iptal olduğuna.