Saat dört buçuk, bulutlar kararıyor, sahanın bir tarafı çoktan göle dönmüş. Antrenör "Bugün olmaz" diyor. Beş yaş grubunuz var, her birinin ayrı WhatsApp grubu. Yaşlardan biri on dakika sonra başlıyor, o çocukların yarısı zaten yolda. Birisi grupları tek tek dolaşıp mesaj atıyor. Biri yanlışlıkla U11 grubuna U9 mesajını yazıyor, altı veli "Bizimki var mı yok mu?" diye soruyor.
Akşam sekizde telefon çalıyor. Bir baba, çocuğunu yirmi dakika uzaktaki sahaya getirmiş, yağmurda arabada beklemiş, kimseyi bulamamış. "Bize kimse haber vermedi." Aslında vermişsiniz, ama o gruptan iki ay önce çıkmış, sonradan eşini eklemişler, eşi de mesajı görmemiş.
Gruplar neden yetmiyor
WhatsApp grubu kuruluşunda harika bir şeydir, kurması bir dakika sürer. Sonra sezon ilerler. Çocuk yaş grubu değiştirir ama velisi eski grupta kalır. Boşanmış bir ailenin yalnızca annesi gruptadır, o hafta çocuk babasındadır. Bir veli gruptan bıkıp sessize almıştır, ki pek çok veli öyle yapar, çünkü grupta forma numarası tartışması bitmiyordur. Sizin "Bugün antrenman yok" mesajınız otuz beş mesajın arasında kaybolur.
Grupları kaldırmak zorunda değilsiniz. Veliler kendi aralarında servis ayarlıyor, maç sonrası fotoğraf paylaşıyor, bu da güzel. Sadece önemli duyurunun taşınacağı yer orası olmamalı. İptal mesajı her velinin kendi telefonuna, kayıtlı numarasına, kişisel olarak gitmeli. Kim gruptan çıkmış, kim sessize almış, bunun hiçbir önemi kalmamalı.
Listeniz doğru mu
Bu tür bir duyurunun çalışması için kayıtlı numaraların doğru olması lazım ve açıkçası çoğu kulüpte bu liste sezon başındaki formda kalmıştır. Telefon değişmiş, anne yerine baba getiriyor olmuş. Sezon başında kısa bir kontrol yapın: her çocuk için en az iki numara. Çocuğu antrenmana kim getiriyor, acil durumda kim aranacak? Bunlar farklı kişiler olabilir.
Bir de o gün sahada olması beklenen çocukların listesi lazım. Bütün akademiye mesaj atmak işe yarar gibi görünür, ama cumartesi antrenmanı olanlara cuma gelen iptal haberi kafa karıştırır. "U11 bugünkü 17.00 antrenmanı yağmur nedeniyle iptal" mesajı yalnızca o grubun velisine gitmeli. Geri kalanlar rahatsız edilmemiş olur, sonraki duyurunuzu da okumaya devam eder.
Karar saati
Küçük ama değerli bir alışkanlık: iptal kararını belli bir saatte verin ve bunu velilere söyleyin. "Hava şüpheliyse antrenmandan en geç 90 dakika önce karar verip haber veriyoruz. Mesaj almadıysanız antrenman var." Bu tek cümle birçok şeyi çözer. Veli gelen mesajı beklemek için arayıp sormaz. Antrenörün de son dakikada kararsız kalması engellenir.
Tabii 90 dakika önce güneşli olup on dakika önce bastıran yağmurlar da olacak. O durumda elbette son dakika kararı alınır ve mesaj yine gider. Ama bu istisna olarak yaşanır, sıradan bir şey gibi değil.
İptal edilen antrenman ne olacak
Çoğu akademi aylık aidatla çalışıyor ve hava koşulu nedeniyle iptal edilen antrenman için ek bir şey yapmıyor. Kışın iki hafta üst üste iptal olduğunda ise veli haklı olarak soruyor: "Bu ay iki kere geldik, aidat aynı mı?"
Burada doğru ya da yanlış tek bir uygulama yok. Telafi yapan da var, yapmayan da. Yalnız söylenmiş olması gerekiyor. Sezon başındaki kısa bir metin yeterli: "Ayda sekiz antrenman planlıyoruz. Hava nedeniyle iptal olanları mümkün olduğunca hafta içinde telafi ediyoruz, ama garanti veremiyoruz, aidatta düşüş olmuyor." Ya da tam tersi. Hangisini seçerseniz seçin, ocak ayında yağmur altında ilk kez bu konu konuşulmasın.
Telafi yapıyorsanız kaç çocuk gerçekten geldi, bunu da yoklamaya işleyin. Üç ay sonra bir veli "Çocuk bu dönem hiç oynamadı" dediğinde elinizde net bir kayıt olmalı: Kaç antrenman yapıldı, kaç iptal, telafi kaç kez, çocuk kaçına geldi. Bunu görünce çoğu şikâyet oracıkta biter.
Hafta sonu maçı
Antrenman iptalinden daha karışık bir iş varsa o da hafta sonu maçıdır. Pazar 10.00, deplasman, on beş kişilik kadro. Cuma akşamı kim geliyor kim gelmiyor belli değil. Grupta soruyorsunuz, altı kişi "Geliyoruz" yazıyor, üçü başparmak atıyor, gerisi sessiz. Pazar sabahı sahada yedi çocuk var.
Bu bilgiyi gruptan almak yerine her veliden tek tek, evet ya da hayır diye almak işi kökten değiştiriyor. "Pazar 10.00 maçı için Kerem gelecek mi?" Tek tuşla yanıt. Antrenör cumartesi öğleden önce kadroyu görüyor, eksik varsa alt yaştan birini çağırıyor. Sessiz kalanları da ayrıca arayabiliyorsunuz, çünkü artık kimin cevap vermediği belli.
Forma da bu işin küçük ama can sıkan kısmı. Sezon başında kim hangi bedeni aldı, kim ödedi, 8 numara kimde? Çocuklar büyür, forma küçülür, biri kaybeder. Ufak bir tablo yeterli, ama kimse yapmaz. Maç sabahı iki çocuk aynı numarayla çıkınca hatırlanır.
Son bir şey de yaş kuralları. Bir çocuğun hangi yaş grubunda oynayacağını doğum tarihi belirliyor olabilir, lig kuralları da her yıl değişebilir. Doğum tarihini kayıttan bir kez doğru alıp yaş grubunu ona göre hesaplamak, bir sezon sonra yaşanabilecek tatsız bir itirazın önüne geçer. Veli sadece çocuğunun neden arkadaşlarıyla aynı takımda olmadığını sorar, cevabı hazır olsun.
Antrenörü telefon başından kurtarın
Antrenörler saha adamıdır. Mesaj yazmak, liste tutmak, kim hangi grupta bakmak onların sevdiği iş değildir ve hiç de iyi yaptıkları iş değildir. Üstelik her antrenör kendi grubunu kendi tarzında yönetince veliler de farklı muamele görür. Birinin grubunda her şey bir gün önceden söylenir, ötekinde son dakikaya kalır.
Antrenör sahaya baktığında tek bir karar versin: bugün olur mu, olmaz mı? Mesajı akademiden biri ya da bir sistem çıkarsın. Antrenörün elindeki bir tuşla değil de, ofisteki kişinin ekranından çıkan hazır bir metinle. Böylece aynı yaş grubunda çalışan iki antrenör de aynı dili kullanır, sekreter de "Yağmur yüzünden" diye başlayan beş farklı cümleyle uğraşmaz.
Yağmur her yıl yağacak. Belli olan bu. Tek bir tuşla doğru yüz yirmi kişiye ulaşabildiğiniz akşamlar, o babanın arabada beklediği akşamın yerini alıyor.