Bütün dans okullarının bir "salı akşamı 18.30" grubu vardır. Herkes oraya yazılmak ister, çünkü çocuk okuldan çıkmış, anne işten çıkmıştır. Aynı salon cumartesi 10.00'da da boştur, oraya yazılmak isteyen üç kişidir. Kurum sahibi de ikisinin arasında sıkışır: birinde yer açamıyor, öbüründe kira çıkmıyor.
İlk bakışta doluluk gibi görünen bu tablo aslında para kaçırıyordur. Taşan gruptan geri çevirdiğiniz her çocuk büyük ihtimalle başka bir okula gidiyor, boş kalan saatin kirası da yine sizden çıkıyor.
Bir salona gerçekten kaç kişi sığar
Bunu çoğu okul gözle karar verir. On dört kişilik grup on sekize çıkar, "Bir kişi daha nereye gidecek" denir, yirmi iki olur. Sonra arka sıradaki çocuk kolunu açamaz, eğitmen düzeltme yapamaz, velisi camdan izlerken bunu görür ve birkaç hafta içinde şöyle bir cümle duyarsınız: "Çok kalabalık oldu, çocuk hiç ilgi görmüyor."
Salonunuza ve dansın türüne göre bir üst sınır belirleyin, sonra da ona uyun. Baleyle hip hop aynı alanı istemez. Üst sınırı yazmadığınız sürece o sayı her yeni kayıtta biraz daha yukarı kayar, çünkü kapıdaki veliye hayır demek gerçekten zordur. Listeniz varsa hayır diyen siz değilsinizdir, liste doludur.
Bekleme listesini telefonda tutmayın
Taşan grubun çözümü bekleme listesidir, ama çoğu okulda bu liste sekreterin aklındadır. "Yer açılırsa ararız." Yer açılınca kimi arayacağını hatırlamaz ya da bir ay önce sormuş veliyi arar, o sırada başka bir yere kaydolmuştur.
Bekleme listesi başka bir şey de söyler size. Salı 18.30 için beş kişi bekliyorsa ve perşembe 18.30'da salon boşsa, yeni bir grup açmak için elinizde gerçek bir sebep var demektir. O beş kişiyi arayıp "Perşembe açıyoruz, gelir misiniz?" diye sorduğunuzda, grup daha açılmadan yarısı dolmuş oluyor. Bekleme listesi tutmayan okul bu kararı tahminle verir.
Kayıt formunu da buna göre yapın. "Hangi günler uygun?" sorusuna birden fazla seçenek işaretletin. Sadece salı yazan veliyle salı ve perşembe yazan veli aynı değildir. Bunu bilmeden yapılan her telefon, boşa gidebilecek bir telefondur.
Açılmayan grup kararı
Şimdi öbür tarafa geçelim. Eylülde yeni bir yetişkin bale grubu açtınız, dört kişi geldi. Eğitmene ders ücreti ödüyorsunuz, salonun o saati başka bir gruba da satılamıyor. Dört kişinin aidatı eğitmen ücretini bile karşılamıyor olabilir. "Büyür herhalde" diye bekliyorsunuz. Bazen büyür. Çoğu zaman kasıma kadar aynı kalır ve siz de o dört kişiye "Grubu kapatıyoruz" demek zorunda kalırsınız, ki bu dönem başında söylenmesinden çok daha kötüdür.
Bu yüzden bir açılış eşiğiniz olsun. Basit bir hesap yapın: o grubun bir aylık eğitmen maliyeti ne kadar, salonun payı ne kadar, aidat kaç kişide bunu geçiyor? Çıkan sayıyı alın, kayıt sırasında veliye de söyleyin. "Grup en az sekiz kişiyle açılıyor, şu an altı kişiyiz. Dönem başında kesinleşince haber veriyoruz." Bunu duyan veli bozulmaz. Hatta arkadaşını getirebilir.
Eşiğin altında açtığınız bir grup da olabilir, bilerek yaparsınız. Yeni bir branş deniyorsunuzdur, birkaç ay zarar etmeyi göze almışsınızdır. Sorun o değil. Sorun, zarar ettiğinizi aylar sonra Excel'de fark etmektir.
Küçükleri ve büyükleri ayrı düşünün
Yaş grupları kâğıt üstünde düzgün durur, pratikte öyle değildir. Altı yaşındaki yeni başlayan bir çocukla iki yıldır gelen altı yaşındaki aynı derste sıkılır ya da bunalır. Velinin "Yaşıtlarıyla olsun" isteği ile eğitmenin "Bu çocuk bir üst gruba geçmeli" görüşü çatışır.
Seviye geçişini dönem başına bırakın, ortasında yapmayın. Eğitmenin geçiş önerisini veliyle konuşma işini de eğitmene bırakmayın. Eğitmen çocuğu iyi tanır ama veli konuşmaları için o kadar rahat olmayabilir. Kısa bir değerlendirme yazılı dursun, konuşmayı kurumdan biri yapsın.
"Arkadaşıyla aynı grupta olsun"
Bu isteği her dönem duyarsınız. İki anne birlikte gelir, çocuklar da birlikte başlamak ister. İlk bakışta sorun yok, hatta iyi bir şey. Birlikte gelen çocuklar daha geç bırakıyor. Sorun, ikisinin seviyesi aynı olmadığında ya da yeri tek kişilik olan bir gruba iki kişi yazılmak istediğinde çıkıyor.
Kuralınız net olsun: seviye uygunsa ve yer varsa aynı gruba alırız, değilse başka bir saatte birlikte başlayabilecekleri bir grup öneririz. Veli bunu reddetmekten çok bir alternatif olarak duyar. Eğitmene "Şu ikisini birlikte almam gerekiyor, anneleri rica etti" diye baskı yaptığınızda ise ders kalitesinden ödün veriyorsunuzdur ve bunu en önce o iki çocuk hisseder.
Kardeşler de ayrı bir başlık. Yedi ve on yaşında iki kız kardeşi aynı saate koymak mümkün değil çoğu zaman, ama anne iki ayrı gün gelmek istemez. Programı yaparken ardışık saatlerde benzer yaş gruplarını yan yana koymak bu sorunu kendiliğinden çözebiliyor: 17.00'de küçükler, 18.00'de bir üstü. Anne bir buçuk saatte iki çocuğunu bitiriyor. Bunun karşılığında genelde kardeş indirimi de sorulur. İndirimi yapacaksanız bunu bir kez hesaplayın ve herkes için aynı oranı uygulayın. Veliler birbirleriyle konuşur, kapıda ayrı ayrı verilen indirimler bir gün mutlaka ortaya çıkar.
Haftaya bakın
Bir pazar akşamı, haftanın programını salon salon çıkarıp karşınıza koyun. Hangi saatler dolu, hangileri boş, hangi grup kaç kişi. Bunu yılda bir kez bile yapan okul sayısı az, oysa on dakika sürüyor. Sabah 11.00'de boş duran salonunuzu yetişkinlere, emeklilere, ev hanımlarına verebileceğinizi orada görürsünüz. Salı 18.30'u da artık bir şikâyet olarak değil, açmanız gereken ikinci grubun işareti olarak okumaya başlarsınız.